Compliance Management System – Datenschutz einfach einhalten

Was ist Website Compliance?

Website Compliance bezieht sich auf die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Standards in Bezug auf die Gestaltung, den Inhalt und den Betrieb einer Website. Es beinhaltet die Erfüllung rechtlicher Anforderungen in Bezug auf Datenschutz, Barrierefreiheit, Urheberrecht, Verbraucherschutz und andere relevante Bestimmungen, die für den Online-Betrieb eines Unternehmens gelten.

Wie entstehen Compliance Risiken?

Sie verwenden ein neues Tool oder wollen über die Cookies neue Informationen erfahren, dann muss die Compliance dementsprechend upgedatet werden. Jedoch denken die meisten Unternehmer nicht bei jedem Schritt, den sie gehen, daran, die Datenschutzerklärung aktualisieren zu lassen bzw. ist ihnen vielleicht auch gar nicht bewusst, dass eine Aktualisierung notwendig wäre.

Wann sind Änderungen notwendig?

• Bei gesetzlichen und regulatorischen Änderungen
• Bei neu eingesetzten Technologien
• Bei organisatorischen Änderungen
• Bei externen Audits und Bewertungen
• Bei Veränderungen der Geschäftsprozesse

Compliance Management in Unternehmen

Die DSGVO kann daher kein statisches Dokument sein, sondern ist ein kontinuierlicher Prozess der Einhaltung und Überwachung des Datenschutzes. Unternehmen sollten regelmäßig ihre Datenschutzmaßnahmen überprüfen, Mitarbeiter schulen und den Datenschutz aktiv verfolgen oder eine externe Firma beauftragen, um sicherzustellen, dass die DSGVO effektiv umgesetzt wird.

Wie oft sollte die Datenschutz­erklärung aktualisiert werden?

Die notwendige Häufigkeit der Aktualisierung einer DSGVO kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren und hängt von verschiedenen Faktoren ab. Aspekte wie die Art der Datenverarbeitung, die Größe des Unternehmens und die geltenden Datenschutzgesetze sollten berücksichtigt werden.

Was ist ein Compliance Management System (CMS)?

Dabei gilt eine dreijährige Aufbewahrungsfrist (§ 11 Abs. 5 HinSchG) für eine Gleichstellung mit zivilrechtlicher regelmäßigen Verjährungsfrist.Damit die Compliance Themen nicht zu viel Zeit und Geld in Anspruch nehmen, haben wir eine Compliance Software entwickelt, mit der sich die Herausforderungen des Compliance Managements umfassend lösen lassen.

Vorteile eines externen Compliance Management Systems

• Alles aus einer Hand
• Compliance Officer einsparen
• Stets aktuelle Datenschutzerklärung
• Kostengünstige Lösung durch technische Umsetzung
• Automatisches Scannen nach Veränderungen
• Sicherung ethischer Standards

Wie funktionieren die Compliance Management Systeme?

Unsere Software scannt Ihre Website jeden Monat, um sie auf mögliche Änderungen zu untersuchen, so müssen unsere Kunden uns nicht über jede Änderung informieren, sondern die Seite wird jeden Monat automatisch gescannt, sodass wir notwendige Änderungen vornehmen können.

1. Einbindung: Die Datenschutzerklärung wird anstelle eines vom Anwalt erstellten Word-Dokuments als Script in das Webdesign eingebunden. So können wir notwendige Änderungen direkt vornehmen. 
2. Scannen: Unsere Software scannt Ihre Website jeden Monat automatisch, um zu überprüfen, ob Änderungen vorliegen. 
3. Änderungen: Die Software schlägt uns notwendige Änderungen vor, die wir direkt in Ihre Datenschutzerklärung einbinden können.

Sie erhalten ein umfassendes Compliance Management System aus einer Hand und können sich auf andere Aufgaben der Unternehmensführung konzentrieren, während wir die Compliance übernehmen.

Warum ist eine gute Website Compliance wichtig?

• Gesetzeskonformität: Durch die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften minimieren Unternehmen das Risiko rechtlicher Konsequenzen wie Geldstrafen und Schadensersatzforderungen.
• Schutz der Verbraucher: Website Compliance gewährleistet den Schutz der Verbraucherdaten und trägt zur Wahrung ihrer Privatsphäre und Sicherheit bei.
• Schutz des Unternehmensrufs: Ein Unternehmen, das Website Compliance ernst nimmt, baut Vertrauen bei seinen Kunden, Partnern und Stakeholdern auf und schützt seinen Ruf vor negativen Auswirkungen. 
• Risikominimierung: Durch die Einhaltung von Compliance-Vorgaben verringern Unternehmen das Risiko von Datenschutzverletzungen, Sicherheitslücken und anderen potenziellen Risiken.
• Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die ihre Website in Bezug auf Compliance optimieren, können sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, da sie das Vertrauen der Verbraucher gewinnen und potenzielle Kunden ansprechen, die Wert auf Datenschutz und rechtliche Konformität legen.

Der Zusammenhang zu Compliance Due Diligence

Compliance Due Diligence bezieht sich auf den Prozess der gründlichen Prüfung und Bewertung der Compliance-Praktiken und -Risiken eines Unternehmens, insbesondere im Zusammenhang mit potenziellen Investitionen, Übernahmen oder Geschäftsbeziehungen.

Compliance Management Systeme sind die Zukunft

Compliance Management Systeme sind die Zukunft, da sie eine effektive und effiziente Lösung bieten, um die wachsenden Anforderungen an Compliance in Unternehmen zu bewältigen. Hier sind einige Gründe, warum Sie am bereits jetzt in ein Compliance Management System (CMS) investieren sollten:

1. Zunehmende Komplexität der Compliance-Anforderungen: Die Anzahl und Komplexität der gesetzlichen Vorschriften, regulatorischen Anforderungen und branchenspezifischen Standards steigen ständig. Unser Compliance Management System bietet Unternehmen die Möglichkeit, mit uns als externem Partner alle relevanten Anpassungen zu identifizieren und umzusetzen. 
2. Effizienzsteigerung: Manuelle Compliance-Prozesse können zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Compliance Management Systeme automatisieren und vereinfachen die Überwachung von Richtlinien und die damit einhergehende Aktualisierung der Datenschutzerklärung. 
3. Compliance Risikoanalyse: Unser Compliance Management System ermöglicht eine frühzeitige Erkennung von Compliance-Risiken. Durch die kontinuierliche Überwachung von Aktivitäten und Daten können potenzielle Verstöße oder Abweichungen von Compliance-Standards identifiziert und rechtzeitig angegangen werden. 
4. Transparenz und Nachweisbarkeit: Mithilfe unseres Compliance Management Systems bieten wir eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation aller Compliance-Aktivitäten. Dies erleichtert interne und externe Audits sowie die Berichterstattung gegenüber Aufsichtsbehörden und Investoren. 
5. Kontinuierliche Weiterentwicklung: Compliance-Anforderungen ändern sich ständig. Neue Gesetze und Vorschriften werden eingeführt, bestehende werden aktualisiert. Unser Compliance Management System bietet die automatische Scannung und das Monitoring von Veränderungen und nötigen Anpassungen.

Zusammenfassend lassen sich Compliance Management Systeme als zukunftsweisende Lösungen betrachten, um Compliance effektiv zu managen und Risiken zu minimieren. Sie bieten Unternehmen die Möglichkeit, mit den wachsenden Anforderungen an Compliance Schritt zu halten, die Effizienz zu steigern, Risiken frühzeitig zu erkennen, Transparenz zu gewährleisten und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.